Księgowość online – czy to się opłaca?

W dobie powszechnego dostępu do Internetu wiele sfer naszego życia prywatnego i zawodowego zostaje przeniesionych do sieci. Pomaga nam to zyskać na drogocennym czasie. W ten sposób coraz większą popularność zyskuje również prosta księgowość, którą można prowadzić przy użyciu internetowych aplikacji, współpracując z księgowymi. Poniżej omawiamy, jak to działa.

Biuro rachunkowe online

Księgowość przez Internet zastępuje biuro rachunkowe – jest to tańsza usługa. Polega ona na tym, że przedsiębiorca za pomocą udostępnionego online oprogramowania sam pracuje z księgowymi dokumentami, a przy tym często ma dostęp do nieograniczonego wsparcia ze strony doradców (w zakresie podatków, księgowości i prawa pracy).

Korzystając z takiej usługi, przedsiębiorca ma całodobowy dostęp do dokumentów, do ewidencji rozliczeń firmy i innych swoich danych. Nie jest ograniczony określonymi dniami i godzinami pracy biura rachunkowego. Ponadto może wystawiać faktury w każdym miejscu, gdzie tylko jest dostęp do Internetu.

Biuro rachunkowe online to po prostu samodzielna księgowość online przy współpracy z wykwalifikowanymi księgowymi księgującymi dokumenty. Ponieważ komunikacja odbywa się elektronicznie, przedsiębiorca nie musi tracić czasu na dojazdy, jak to jest w przypadku tradycyjnego biura rachunkowego.

Koszt biura rachunkowego online to ok 150 zł za miesiąc, podczas gdy koszt tradycyjnego biura rachunkowego to ok 200–300 zł za miesiąc.

Jakimi narzędziami można dysponować?

System księgowości online posiada zazwyczaj rozbudowany zestaw narzędzi. Przedsiębiorca nie musi trudzić się nad tym, jak prawidłowo wypełnić poszczególne deklaracje, albo jak wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy. Korzystając z systemu e-księgowości, może automatycznie generować miesięczne, kwartalne i roczne deklaracje, a następnie przesyłać je drogą elektroniczną do urzędów – wszystkie deklaracje pod okiem właściciela firmy wysyła księgowy.

Inną korzyścią jest to, że przedsiębiorca nie musi ciągle pamiętać o dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych, gdyż po wprowadzeniu środka trwałego do systemu odpisy dokonywane są automatycznie.

Ponadto systemy e-księgowości mają również wbudowane kalendarze lub organizery, co pozwala przedsiębiorcy nie przeoczyć różnych ważnych terminów.

Najbardziej rozwinięte systemy księgowości online mają także dostępną funkcję Magazyn, która ułatwia monitorowanie gospodarki magazynowej.

Aplikacje e-księgowości pozwalają na wystawianie rachunków i faktur oraz ich elektroniczne przesyłanie do kontrahentów.

Systemy księgowości online są również pomocne w prowadzeniu spraw kadrowo-płacowych.

Czy to jest bezpieczne?

To właśnie bezpieczeństwo jest istotną cechą księgowości online. Większość systemów takiej księgowości posiada certyfikaty wierzytelności, korzysta z serwerów wysokiej klasy, a przesyłane dane podlegają procesowi szyfrowania.

Gdy firma korzysta z tradycyjnych programów instalacyjnych na płytach, istnieje ryzyko utraty danych podczas awarii komputera. Natomiast w przypadku księgowości online wszystkie dane znajdują się w tak zwanej chmurze i są zachowywane niezależnie od działania bądź awarii komputera.

Dla kogo e-księgowość?

Jest to dobre rozwiązanie dla małych firm, które miesięcznie wystawiają 25-30 faktur – koszty w takich przypadkach będą o wiele niższe. Jeśli natomiast firma jest większa, a jej działalność bardziej złożona, co generuje znacznie większą ilość miesięcznych dokumentów, warto pomyśleć o współpracy z tradycyjnym biurem rachunkowym.



księgowość