Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników, których zatrudnia na podstawie umowy o pracę. Na podstawie ewidencji czasu pracy ustalane jest wynagrodzenie pracowników, jak również inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy.
Co mówią przepisy?
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy (celem kontroli przestrzegania przepisów o dobie pracowniczej);
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia (aby było wiadomo, czy nie zostało naruszone prawo pracownika do 11-godzinnego nieprzerwanego dobowego odpoczynku);
- liczbie godzin nadliczbowych;
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;
- ustawowych zwolnień od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w niedzielę lub święta);
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia np. urlop okolicznościowy;
- innych usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju i wymiaru;
- nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, z oznaczeniem ich wymiaru;
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Ewidencja uproszczona
Uproszczenie ewidencji czasu pracy pracowników polega na braku obowiązku ewidencjonowania godzin pracy i dotyczy pracowników:
- zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy,
- objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
- otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Jednakże w wyżej wymienionych przypadkach pracodawca zobowiązany jest wykazywać:
- rodzaj i wymiar zwolnień od pracy;
- dni wolne, ze wskazaniem tytułu ich udzielenia;
- rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy i wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Ewidencja czasu pracy – ile przechowywać?
Ewidencja czasu pracy musi być przechowywana przez okres zatrudnienia, jak również przez 10 lat po ustaniu zatrudnienia – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu. Istnieją też osobne przepisy przewidujące dłuższy okres przechowywania – art. 94 pkt 9b kp.
Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracodawca, który nie wywiązuje się z tego obowiązku podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł.
