Ewidencja czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników, których zatrudnia na podstawie umowy o pracę. Na podstawie ewidencji czasu pracy ustalane jest wynagrodzenie pracowników, jak również inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy.

Co mówią przepisy?

Ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:

  • liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy (celem kontroli przestrzegania przepisów o dobie pracowniczej);
  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia (aby było wiadomo, czy nie zostało naruszone prawo pracownika do 11-godzinnego nieprzerwanego dobowego odpoczynku);
  • liczbie godzin nadliczbowych;
  • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;
  • ustawowych zwolnień od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w niedzielę lub święta);
  • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
  • innych usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju i wymiaru;
  • nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, z oznaczeniem ich wymiaru;
  • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Ewidencja uproszczona

Uproszczenie ewidencji czasu pracy pracowników polega na braku obowiązku ewidencjonowania godzin pracy i dotyczy pracowników:

  • zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy,
  • objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
  • otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Jednakże w wyżej wymienionych przypadkach pracodawca zobowiązany jest wykazywać:

  • rodzaj i wymiar zwolnień od pracy;
  • dni wolne, ze wskazaniem tytułu ich udzielenia; 
  • rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy i wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Okres przechowywania ewidencji czasu pracy

praca

Ewidencję czasu pracy trzeba przechowywać przez okres zatrudnienia, jak również przez 10 lat po ustaniu zatrudnienia – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu. Istnieją też osobne przepisy przewidujące dłuższy okres przechowywania – art. 94 pkt 9b kp.

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracodawca, który nie wywiązuje się z tego obowiązku podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł.