Delegowanie pracowników – zmiany w ustawie od 4 września 2020 roku

Delegowanie Pracownika

Od 4 września 2020 r. wchodzą w życie nowe zasady delegowania pracowników do Polski. Jak to wpłynie na pracodawców? Jakie działania należy podjąć?

Kogo dotyczy ustawa?

Ustawa dotyczy pracodawców zagranicznych (w tym spoza UE) delegujących pracowników do Polski. Nie dotyczy ona krajowych pracodawców. Ci, delegując pracowników za granicę (w ramach UE) zobowiązani są do stosowania regulacji kraju, do którego delegują pracowników, a który również implementował dyrektywę (UE) 2018/957.

Delegowanie pracowników – czym się różni od zatrudnienia?

Jeśli twoje przedsiębiorstwo ma siedzibę w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, państwie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w Szwajcarii lub w Wielkiej Brytanii, oraz prowadzisz tam znaczną działalność gospodarczą, możesz oddelegować do wykonywania pracy w Polsce pracownika zatrudnionego na stałe w twojej firmie w ramach świadczenia usług.

Delegowanie pracowników na terytorium Polski w ramach świadczenia usług dotyczy sytuacji, w których:

• delegujesz zatrudnionych w twoim przedsiębiorstwie pracowników w ramach umowy zawartej pomiędzy twoim przedsiębiorstwem a odbiorcą usług prowadzącym działalność na terytorium Polski;
• delegujesz pracowników do wykonywania pracy w oddziale albo przedsiębiorstwie należącym do tej samej grupy co twoje przedsiębiorstwo;
• działasz jako agencja pracy tymczasowej i wynajmujesz swojego pracownika przedsiębiorstwu prowadzącemu działalność na terytorium Polski.

Minimalne warunki zatrudnienia

Jak przeczytać możemy na prawniczym blogu Co do Zasady:

Zgodnie z przepisami ustawy pracodawcy zagraniczni delegujący swoich pracowników do Polski muszą zapewnić im warunki zatrudnienia nie mniej korzystne niż wynikające z przepisów polskiego Kodeksu pracy i innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników w zakresie:

• norm i wymiaru czasu pracy oraz okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego,
• wymiaru urlopu wypoczynkowego,
• minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• wysokości wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady równego traktowania oraz zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu, o których mowa w art. 112 i art. 113 k.p.,
• ochrony pracownic w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego,
• zatrudniania młodocianych oraz wykonywania pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko,
• wykonywania pracy zgodnie z przepisami o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Z powodów praktycznych, w tym z powodu braku szczegółowej znajomości obowiązujących w Polsce przepisów lub niemożności sprawowania faktycznej kontroli nad czasem czy bezpieczeństwem pracy pracowników, pracodawcy zagraniczni często zawierają z podmiotami przyjmującymi w Polsce porozumienia o współpracy w niektórych z powyższych obszarów czy nawet o przekazaniu wykonywania czynności i zadań z niektórych z powyższych obszarów (np. w zakresie bhp).

Źródło: Magdalena Świtajska – Delegowanie pracowników do Polski. Obowiązki wobec polskich organów.

Delegowanie pracowników – zmiany w przepisach

Zgodnie z projektem nowelizacji przepisów ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług od 30 lipca br. mają zmienić się m.in. zasady wynagradzania pracowników delegowanych oraz wprowadzony ma zostać maksymalny okres oddelegowania pracowników.

Warunki oddelegowania

• Zapewnienie warunków zatrudnienia i składników wynagrodzenia na poziomie wynikającym z obowiązujących przepisów oraz powszechnie obowiązujących umów zbiorowych.
• Zwiększone wymogi w zakresie warunków zakwaterowania pracowników oraz stawek dodatków / zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży.

Okres trwania oddelegowania

• Zróżnicowanie sytuacji pracowników w zależności od okresu oddelegowania:
o do 12 miesięcy (z możliwością przedłużenia do 18 miesięcy) – stosowanie rozszerzonych minimalnych wymogów
o powyżej 12 (18) miesięcy – stosowanie warunków zatrudnienia wynikających z przepisów państwa przyjmującego
• Traktowanie zastąpienia pracownika nowym pracownikiem wykonującym to samo zadanie w tym samym miejscu jako jednego oddelegowania

Obowiązki zgłoszeniowe / informacyjne

• Rozszerzone obowiązki w zakresie aktualizowania zgłoszeń do PIP w przypadku zmiany danych w trakcie oddelegowania
• Dodatkowa procedura składania powiadomienia o przedłużeniu stosowania minimalnych wymogów w okresie do 18 miesięcy oddelegowania
• Obowiązek przekazania pracodawcy wysyłającemu pracownika do Polski pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia

Rozszerzenie uprawnienia PIP

Uprawnienia PIP w zakresie wymiany informacji zostały rozszerzone nie tylko na polu międzynarodowym, ale również krajowym.

Jeżeli chodzi o zakres międzynarodowy, będziemy mieć do czynienia z jeszcze bardziej zacieśnioną współpracą i wymianą informacji pomiędzy odpowiednikami PIP w ramach UE. Wymiana informacji w połączeniu z już istniejącymi uprawnieniami (np. w zakresie egzekwowania kar) ma na celu uszczelnienie systemu delegowania z perspektywy organów administracji.

W ramach uprawnień krajowych PIP będzie mogła występować np. do organów skarbowych w celu zasięgnięcia informacji, aby weryfikować, czy dany pracownik jest oddelegowany. Pozwoli to ustalić np. czy zostało dokonane zgłoszenie takiego pracownika w ramach obowiązków wynikających z Ustawy.

W naszej praktyce obserwujemy, że takie sytuacje mają już miejsce np. pytanie ze strony PIP w kontekście obowiązku zgłoszeniowego zadawane w ramach procedury o udzielenie zezwolenia na pobyt.

Dodatkowo PIP uzyska uprawnienia do żądania informacji odnośnie oddelegowań pracowników poza terytorium Polski, co w połączeniu z szerszą wymianą informacji z zagranicznymi odpowiednikami może ułatwić przeprowadzanie kontroli tego typu wyjazdów w krajach przyjmujących.

Kary

Ustawa ustala również taryfikator kar. Od 4 września niedopełnienie obowiązków wskazanych w Ustawie np. brak zgłoszenia czy aktualizacji zgłoszenia do PIP może skutkować nałożeniem kary od 1.000 PLN do 30.000 PLN za każde naruszenie.

W związku z tym, zasadne wydaje się zadanie pytania, jakie działania podjąć aby się przygotować?

Źródło: PwC Polska