Wraz z zakończeniem prac związanych z zakończeniem roku obrotowego należy zatroszczyć się o zarchiwizowanie dokumentacji księgowej.
Okres przechowywania dokumentacji księgowej, dokumentów inwentaryzacyjnych, sprawozdań finansowych oraz dokumentów opisujących politykę rachunkowości określa art. 74 ustawy o rachunkowości. Dokumenty ZUS oraz dokumenty podatkowe podlegają natomiast innym szczególnym zasadą przechowywania dokumentacji o czym również należy pamiętać.
Zasady archiwizacji na gruncie ustawy o rachunkowości
Na temat przechowywania dokumentacji księgowej informacje znajdziemy w odrębnym rozdziale nr 8 ustawy o rachunkowości pt. „Ochrona danych”. Art. 71 ust. 1 informuje nas o tym, że dokumentacje taką jak polityka rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe należy przechowywać w odpowiedni sposób, dbając przy tym o ochronę przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Ustawa o rachunkowości reguluje także kwestie bezpieczeństwa ksiąg rachunkowych prowadzonych elektroniczne, które obecnie są standardem. Ochrona danych w takim wypadku powinna opierać się na:
- użyciu odpornych na zniszczenie nośników danych,
- stosowaniu środków ochrony zewnętrznej,
- regularnemu tworzeniu kopi zapasowych danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, przy uwzględnieniu trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od czasu wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych,
- należytemu chronieniu danych systemu informatycznego oraz ochrony programów komputerowych.
Wszelkie dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne powinny być przechowywane w jednostce w postaci oryginalnej w uporządkowanej postaci ułatwiającej ich łatwe odnalezienie.
Istnieje również możliwość przechowywania dokumentów księgowych w wersji elektronicznej. W takim wypadku należy przenieść dokumenty na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w sposób trwały i niezmieniony przechowywane dowody księgowe. Warunek konieczny to posiadanie urządzenia, które jest w stanie odtworzyć dokumenty w postaci wydruków.
Jak dłuo przechowywać dokumentacje księgową
Wytyczne co do długości przechowywania dokumentów księgowych znajdziemy w art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Znaczącą zmianą jest skrócenie archiwizowania zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Obecnie zatwierdzone sprawozdania finansowe podlegają archiwizacji przez okres co najmniej 5 lat, a więc nie ma już obowiązku ich trwałego przechowywania.
Dla pozostałych dokumentów okres archiwizacji nie uległ zmianie. Tak więc okresy przechowywania dokumentacji wynoszą:
- księgi rachunkowe – 5 lat;
- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – nie krócej niż 5 lat;
- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy
- dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie – 5 lat;licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje zostały ostatecznie zakończone;
- dokumentacja panujących zasad rachunkowości w jednostce – przez okres 5 lat od upływu ważności dokumentacji;
- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub reklamacji;
- dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
- pozostałe dowody księgowe i sprawozdania – 5 lat
Jeżeli nie jesteś pewien, jak długo należy przechowywać dokumentację, skontaktuj się najlepiej ze swoim urzędem skarbowym – urząd skarbowy.
